Tagung

Bei einer Tagung oder einem Kongress handelt es sich um eine Zusammenkunft von Personen, die in einem speziellen Themenbereich arbeiten. Beide Begriffe werden häufig synonym verwendet; bei einem Kongress handelt es sich jedoch um eine mehrtägige Veranstaltung mit zahlreichen Teilnehmern, während die Tagung (dem Namen entsprechend) meist eintägig ist und einen kleineren Teilnehmerkreis haben kann. Ebenso gebräuchliche Bezeichnungen sind Konferenz, Symposium, sowie für spezielle Berufszweige die Convention.

Tagungen gehören zum MICE-Sektor (Meetings, Incentives, Conventions, Events) der Tourismuswirtschaft.

Zur Nomenklatur

Die verschiedene Namensgebung von Tagungen, Konferenzen usw. behandelt u. a. der Münchner Wissenschaftler Eberhard Gugg in seinem Werk Der Kongress-Reiseverkehr (1972). Er gliedert die Vielfalt verwandter Ausdrücke wie

• Kongress, Meeting, Versammlung, Generalversammlung, Symposium, Synode usw.
• Hearing, Beratungs-, wiss.-, Expertenforum, Kolloquium, Verhandlung,
• Arbeitsgruppe, Arbeits-, Gesprächskreis, Forumsdiskussion, Round Table, Sitzung, Treffen,
• Kurs, Lehrgang, Lernstatt, Ideenbörse, Schulung, Weiterbildung, Workshop
• Session, Postersession, Kommission usw.

in folgende 5 Hauptgruppen:

1. Großveranstaltungen (über 1000 Teilnehmer) ¹)
2. Kongresse (mit 200-1000 Teilnehmern)
3. Tagungen (100-200 TN) ²)
4. Symposien (31-100 TN ²)
5. Seminare und Kurse (bis 30 TN).

¹) Ergänzend zu den Großveranstaltungen sind noch Begriffe wie Generalversammlung (General Assembly), General Session, Jahrestagung und ähnliche anzuführen.

²) Der heutige Sprachgebrauch unterscheidet sich bei (3, 4): Der Begriff Tagung kann auch ein kleines Treffen sein (siehe etwa Konferenz und Tutorials), während Symposium vorwiegend für besonders repräsentative, meist größere Veranstaltungen als o.e. verwendet wird.

Ablauf und Organisation

Wissenschaftliche Kongresse bzw. Symposien von Forschungs- und Fachgesellschaften sind meist mehrtägig. Wenn es sich um eine einmal jährlich stattfindende Veranstaltung handelt, werden sie oft als „Jahrestagung“ bezeichnet (siehe auch General Assembly).

Wichtige Programmpunkte größerer wissenschaftlicher Tagungen sind:

• Zu Beginn ein thematischer Überblick (Keynotes) eines prominenten Wissenschaftlers oder mehrere Invited Papers
• Im Hauptteil die einzelnen Vorträge zu aktuellen Forschungen und Weiter- bzw. Neuentwicklungen;
  • Bei ganz- und mehrtägigen Konferenzen wird dieser Teil in mehrere Sessionen gegliedert, als deren Vorsitzende meist anerkannte Wissenschaftler fungieren,
  • und bei Großveranstaltungen (ab etwa 1000 Teilnehmern) in parallel laufende Themensessionen.
• Weitere Präsentationen verschiedenster Art, Postersessions, Software-Demonstrationen usw.
• Bei Jahrestagungen Berichte von Spezialstudiengruppen oder Fachkommissionen
• Wissenschafts- und forschungspolitische Reden, Debatten oder Forumsdiskussionen
• Verabschiedung von Resolutionen zu den diskutierten Themen.

Zusätzlich finden oft statt:

• Sitzungen der wissenschaftlichen Organisation (Dachverband, internationale Fachunion) mit Berichten, Diskussionen und Wahlen
• Firmenausstellungen (Firmenpräsentationen wie auf einer Messe zur Kontaktpflege mit Kunden und zur Gewinnung neuer Kunden)
• Jahresversammlungen von Kommissionen und Arbeitsgruppen zum Tagungsthema
• Fachexkursionen zu Betrieben, Kultur- und Naturdenkmälern der Umgebung
• Gesellschaftliches Programm, gemütliches Beisammensein.

Der Grund für die Teilnahme an Tagungen oder Kongressen muss nicht ausschließlich der Wille sein, sich in einem Thema auf dem aktuellen Stand zu halten. Vielmehr wird eine Tagung auch häufig zum Anlass genommen, neue Leute kennenzulernen und somit wichtige Kontakte aufzubauen und zu pflegen. Bei manchen Berufsgruppen ist eine regelmäßige Teilnahme an Tagungen auch gesetzlich vorgeschrieben.

Vorbereitung von Tagungen

Für die fachliche Vorbereitung einer Tagung wird meist ein Komitee von ausgewiesenen Fachleuten und Dachverbands-Vorsitzenden gebildet, Es wird oft Scientific organizing committee oder SOC genannt und wird je nach Auslegung der Konferenz entweder aus dem regionalen Sprachraum oder international besetzt.

Die örtliche Organisation übernimmt hingegen ein Local Organizing Committee (LOC), dem vorwiegend Mitarbeiter des Veranstalters und jüngere Wissenschaftler angehören. Es ist unter anderem für die Infrastruktur vor Ort, für die Conference papers und das Tagungsbüro verantwortlich.

Die zum Vortrag eingereichten Referate (siehe Call for papers) werden heute meist einer fachlichen Begutachtung unterzogen, zu der die Expertenkommission oft auch auswärtige Gutachter heranzieht. Die eingereichten „Oral presentations” (Zeitlimit bei großen Konferenzen etwa 15 Minuten) müssen aus Zeitgründen oft auf Postersessions umgeleitet werden. Poster werden zwar im Allgemeinen als weniger bedeutsam gesehen, doch entfällt im Allgemeinen die Begutachtung, wenn sie auf mehrere Autoren lauten.

Zusatzprogramm

→ Hauptartikel: Wissenschaftliche Konferenz

Neben den Fachvorträgen und begleitenden Aktivitäten bieten fast alle Tagungen weitere Veranstaltungen wie Fachexkursionen und gesellschaftliche Events. Dazu gehören oft:

• Workshops und Tutorien
• tagungsbezogene Exkursionen und Firmen-Besichtigungen
• Podiumsdiskussionen, Erarbeiten von Resolutionen.

Siehe auch: Konferenzschutz, Tagungsbüro.

Nachbereitung

Da dem Lokalen Komitee (LOC) einer Tagung meist die örtliche Infrastruktur und Information obliegt, muss es auch nach Ende der Konferenz einige Wochen tätig bleiben. Wichtige Aufgaben sind unter anderem:

• die Aktualisierung des Teilnehmerverzeichnisses
• die finanzielle Endabrechnung
• Dankschreiben an Sponsoren, politisch Verantwortliche usw.
• allfällige Teilnahme-Bestätigungen, E-Mails, Homepage-Infos usw.
• und teilweise die Erstellung und der Druck des Tagungsbandes.

Der Tagungsband (zunehmend unter der Bezeichnung Proceedings) wird meist aber von einem Herausgeber-Komitee editiert, das im Regelfall der/die Vorsitzende des SOC leitet.

Unkonferenz

Mit Unkonferenz, Ad-hoc-Nicht-Konferenz oder BarCamp ist eine Konferenz, ein Kongress oder eine Tagung bezeichnet, die sich in bewusster Abwendung von traditionellen Organisationsformen ohne zuvor festgelegtes Thema und ohne Trennung zwischen Publikum und Vortragenden entwickeln.

Die Idee reicht auf eine Beobachtung von Tim O'Reilly im Jahr 2003 zurück. Er stellte fest, dass bei klassischen Konferenzen die Kaffeepausen die mit Abstand produktivsten Phasen darstellen. Somit erklärte er die Pausen zur eigentlichen Konferenz und rief 2005 das erste „FooCamp“ (Friends Of O'Reilly ) bei Socialtext in Palo Alto als Ad-Hoc-Nicht-Konferenz ins Leben. Diese wurde von den Teilnehmern ohne Vorgaben komplett in Selbstorganisation gestaltet, um in einer offenen, nicht-diskriminierenden Umgebung zu lernen und Wissen zu teilen. Der Veranstalter stellte nur die Räume, die Infrastruktur und die Verpflegung für die Teilnehmer.

Für Unkonferenzen gelten vier grundlegende Regeln:

• Jeder ist willkommen, das Event ist für alle Interessierten offen
• Alle Teilnehmer sind gleichberechtigte Individuen in einer offenen Gemeinschaft
• Führung ist nicht gegeben sondern kann von überall aus entstehen
• Es gibt keine Zuschauer, jeder ist aktiver Teilnehmer

Daraus sind bis heute weltweit eine Vielzahl von Formaten für Unkonferenzen entstanden, beispielsweise:

• ArtCamp
• BarCamp - das ursprüngliche und erste offene Unkonferenzformat nach Tim O'Reilly's FooCamp; oft (aber bei weitem nicht nur) mit einer ausgeprägten IT-Affinität der Teilnehmer
• BibCamp- für Bibliothekare
• BleibGesundCamp - Personal Health
• BuchCamp - Bücher 2.0
• CarCamp - Alles rund um Autos
• CareCamp - rund um Pflege und Betreuung
• Castlecamp
• CloudCamp - Alles rund um Cloud Computing
• CommunicationCamp - für Marketing und Fundraising
• CorporateLearningCamp
• DialogCamp - für Internet und Datenschutz
• DevCamp - für Entwickler
• eCommerceCamp
• EduCamp - für Lehrer, Erzieher, Medienpädagogen
• fbcamp - Alles rund um Facebook
• FotoCamp
• GrillCamp - für Grill- Fanatiker
• gpluscamp - Alles rund um Google+
• HotelCamp
• HR BarCamp
• KnowledgeCamp
• LawCamp
• MakerJam
• MobileCamp
• MobileMonday - für mobile Enthusiasten
• mUXCamp - Mobile User Experience
• RootCamp - Open Source Themen für Admins
• ScreencastCamp - rund um Audio und Video
• SEACamp - für Online Marketing-Spezialisten
• SocialCamp
• SoulCamp - Meditationen,Yoga und andere Praktiken
• SpaceUp
• Startup Weekend
• TourismusCamp
• TYPO3Camp - für TYPO3-Entwickler und Anwender
• VideoCamp - Storytelling im Webvideo

Literatur

• Michael-Thaddäus Schreiber. Kongress- und Tagungsmanagement, 2.Auflage, 590 p., Oldenbourg Wissenschaftsverlag 2002
• Eberhard Gugg, Lothar Lüdtke, Joachim Maschke: Der Kongress-Reiseverkehr, Wirtschaftswiss. Institut für Fremdenverkehr Band 27, 150 p., Universität München 1972
• W.Bruck, R.Müller: Wirkungsvolle Tagungen und Großgruppen
• Arbeitskreis Bild-Druck-Papier (Tagung Amsterdam 2007): Beispiele zur Nomenklatur