Arbeitsablauf

Ein Arbeitsablauf (englisch: workflow) ist eine definierte Abfolge von Aktivitäten in einem Arbeitssystem einer Organisation.

Typen

Es wird zwischen verschiedenen Komplexitäten nach der Granularität ihrer Beschreibung unterschieden. Meist wird ein Arbeitsablauf als Typ im Modell entworfen und zur Ausführung als Instanz mit aktuellen Daten versorgt.

• Ein Arbeitsablauf ist eine inhaltlich abgeschlossene, zeitlich und sachlogisch zusammenhängende Kette von Funktionen oder Diensten, die zur Bearbeitung einer betriebswirtschaftlich relevanten Entität notwendig sind und deren Übergänge beispielsweise von einem Informationssystem versorgt oder auch gesteuert werden.
• Ein Arbeitsauftrag (englisch: job) ist ein Abschnitt eines Arbeitsablaufs mit einem oder über mehreren Arbeitsschritten oder Verrichtungen (englisch: task) eines Auftrags, dabei wird jeder Arbeitsschritt von einem Akteur (englisch: worker oder actor) an einem Arbeitsplatz (englisch: work position) und mit Ressourcen allein oder kooperativ erledigt.
• Ein Arbeitsschritt (englisch: task) ist eine einzelne geschlossene Verrichtung innerhalb einer Kette solcher Verrichtungen oder in einem Arbeitsauftrag, die einzeln beschrieben ist, aber meist im Zusammenhang eines Auftrags beauftragt und von einem Akteur allein oder kooperativ erledigt wird.

Der Arbeitsablauf betont dabei die operationell-technische Sicht auf die konkreten Prozesse mit zugehörigen Ressourcen, während der in der Definition nahestehende Geschäftsprozess die Abstraktion mit betriebswirtschaftlichen Faktoren wie Kosten und Erlösen betont.

Dabei kann ein Workflow-Management-System den Ablauf in mehrfachem Kontext unterstützen, ihn mit notwendigen Daten (temporal, modal, final) versorgen und ihn gemäß einer im System hinterlegten Vorgabe oder eines dafür vorgesehenen Algorithmus unterstützen. Internationale industrielle Gremien wie die WfMC und OMG haben dazu Standards wie BPAF, BPMN und BPML entwickelt.

Ziele

Die Ziele der Arbeitsablaufsteuerung sind unter anderen:

• zunächst eine klare Vorgabe
• Vermeidung von Wartezeiten
• Vermeidung von temporaler oder modaler Überlastung
• Zuordnung von Ressourcen, wenn sie benötigt werden
• Verstetigung der Belastung der beteiligten Arbeitnehmer
• Verstetigung des Ausstoßes an Produkten
• mögliche (Teil-) Automatisierung der Ausführung
• weniger eine Dokumentation für eine Organisation oder deren Mitarbeiter,

In Abgrenzung vom Geschäftsprozess wird dabei detailliert auf die operative Ebene eingegangen, indem die Arbeitsablauf-Beschreibung (workflow-definition) den Prozess in Bestandteile gliedert, die auf IT-Ebene eindeutig sind und in deterministischer Beziehung zueinander stehen.

Arbeitsablaufmodelle sollen helfen, die Unterstützung durch verschiedene Anwendungen und Datenbanken zu nutzen und die Arbeitsabläufe der Organisation sicherzustellen. Hierzu wird ein Workflow-Management-System eingesetzt: Das ist ein Softwaresystem, das den Entwurf und Anwendung von Modellen für Workflows ermöglicht, indem es die Workflow-Instanzen nach einem vorgegebenen, in der Applikation abgebildeten Schema steuert und dazu benötigte Daten bereitstellt oder weitere Applikationen startet.

Ein Workflow-Management-System koordiniert auch aufeinander folgende oder gleichzeitig laufende Prozesse. Im Arbeitsablauf sind die beteiligten

• Rollen (wer),
• Aufgaben (was),
• Bedingungen (wie),
• Zeiten (wann)
• Zusammenhänge (womit) und
• Umgebungen wo

zusammenhängend festgelegt.

Analyse und Definition von Arbeitsabläufen werden zunächst abschnittsweise manuell erfolgen. Komplexe Zusammenhänge werden besser mit geeigneten Frameworks unterstützt.

Siehe auch

• Agentursoftware
• Enterprise-Content-Management-System
• Prozessmanagement
• Leistungs- und Verhaltenskontrolle
• Status (Arbeitsablauf)
• Windows Workflow Foundation der .NET Frameworks

Weblinks

• Definition der Fraunhofer-Gesellschaft