Sachbearbeiter

Team Office - Gulf Worldwide Sales & Marketing Team (November 2012)

Sachbearbeiter (englisch official in charge, clerk) sind Arbeitnehmer, die mit der Bearbeitung eines bestimmten, in der Stellenbeschreibung umschriebenen Arbeitsgebiets betraut sind. Ihre Funktion heißt Sachbearbeitung, bei der es sich meist um Verwaltungs- und Büroarbeiten handelt.

Allgemeines

Die Arbeitsteilung in Unternehmen und im öffentlichen Dienst (Behörden) führt in der Aufbauorganisation zu Abteilungen, die sich auf ein bestimmtes Fachgebiet spezialisieren. Die in einer Abteilung mit diesem Fachgebiet oder einem Teilgebiet befassten Personen heißen Sachbearbeiter. Arbeitsrechtlich handelt es sich um Arbeitnehmer, bei denen nach § 7 Abs. 1 AGG eine geschlechtsneutrale Form der Stellenausschreibung gewählt werden muss („Sachbearbeitung“ oder „Sachbearbeiter/in“, „Sachbearbeiter m/w“).

Sachbearbeiter beim Wohnungsamt Leipzig (1952)

Sachbearbeiter wickeln alle Geschäftsvorfälle eines festgelegten Fachgebiets selbständig im Rahmen der ihnen delegierten Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung ab. Die Sachbearbeitung vollzieht Tätigkeiten, die gründliche, umfassende Fachkenntnisse und überwiegend selbständige Arbeitsleistungen erfordern. Die Bearbeitung erfolgt mit Hilfe von Arbeitsmitteln und Fachkompetenz auf der Grundlage mehr oder weniger detaillierter Arbeitsanweisungen. Bearbeitet wird ein unerledigter Arbeits- oder Verwaltungsvorgang, der bis zur Entscheidungsreife und danach bis zur Umsetzung als marktreifes Produkt, Dienstleistung oder Verwaltungsakt fertiggestellt wird. Die computergestützte Sachbearbeitung erfolgt mittels besonderer Anwendungssoftware, die in einzelne ablauforganisatorische Arbeitsschritte aufgeteilt ist und somit hilft, den kompakten Arbeitsprozess abzuarbeiten. Ihre höchste Stufe ist das CAD, bei dem technische Sachbearbeiter ein Produkt mittels EDV konstruieren können. Computergestützte Sachbearbeitung ermöglicht eine elektronische Akte, die einen schnellen Zugriff auch auf archivierte Dokumente erlaubt.

Fachgebiete

Die Fachgebiete von Sachbearbeitern sind sehr vielfältig. Sachbearbeiter gibt es in Unternehmen in allen betrieblichen Funktionen, und zwar in Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Kundenbetreuung, Finanzierung, Personalwesen, Information, Forschung und Entwicklung oder Logistik. Außerdem gibt es Sachbearbeiter in der EDV/Informationstechnik oder im Import/Export. Bei Kreditinstituten ist insbesondere die Kreditsachbearbeitung von Bedeutung, bei Versicherungen die Schadenssachbearbeitung. Eine am individuellen Fall ausgerichtete Sachbearbeitung ist in rechtlicher Sicht kennzeichnend für die Arbeit der öffentlichen Verwaltung. Sie dient der Erarbeitung einer Entscheidung, die sich regelmäßig in einem Verwaltungsakt ausdrückt. Sachbearbeiter erledigen die Aufgaben ihres Arbeitsgebietes im Regelfall in eigener Verantwortung.

Funktionen

Die Tätigkeit von Sachbearbeitern ist in den meisten Fällen ein Ausbildungsberuf. Allerdings ist der Sachbearbeiter kein Beruf im engeren Sinne, sondern eine Funktionsbezeichnung (berufliche Funktion) eines Mitarbeiters, der in verschiedenen Bereichen eingesetzt sein kann. Beispiele für Berufe, in denen es Sachbearbeiter gibt, sind Bürokaufmann, Bilanzbuchhalter, Industriekaufmann, Verwaltungsfachangestellter. Bei Unternehmen und Behörden wird mit jeder Stufe „abwärts“ in der Hierarchie der Umfang der Leitungsfunktionen stärker durch Elemente der Sachbearbeitung verdrängt. Aber auch auf der Sachbearbeiterebene sind noch Reste von Leitungsfunktionen, etwa im Verhältnis zu Zuarbeitern, vorhanden. Sachbearbeitung muss mithin nicht immer ausführende Tätigkeit sein, denn in Form des Hauptsachbearbeiters werden auch Leitungsfunktionen wahrgenommen. Die Sachbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung ist geprägt durch die Rechtsgebundenheit des Verwaltungshandelns und die Gebote der Überprüfbarkeit (Art. 19 Abs. 4 GG) und - wenigstens formal - der Transparenz.

In der öffentlichen Verwaltung ist diese Funktionsbezeichnung teilweise an die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Laufbahngruppe gebunden, beispielsweise auf der unteren Verwaltungsebene (Beamte des mittleren Dienstes und Angestellte vergleichbarer Vergütungsgruppen) und auf der Ministerialebene (gehobener Dienst). Sachbearbeiter sind sowohl im mittleren (Bürosachbearbeiter; BSB), im Wesentlichen aber im gehobenen und sehr selten im höheren Dienst vertreten. Sie sind dabei primär dem so genannten Referatsleiter oder aber beauftragten Referenten unterstellt, und ihre besoldungsmäßige Einstufung unterscheidet sich entsprechend durch Anspruch und Verantwortung der zu bearbeitenden Tätigkeitsfelder.

Weblinks

• Sachbearbeiter im Online-Verwaltungslexikon olev.de