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Verpflegungsmehraufwand

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Verpflegungsmehraufwand, auch Auslöse, Auslösung oder (Tages-)Spesen genannt, umfasst die zusätzlichen Kosten, die eine Person deswegen zu tragen hat, weil sie sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte aufhält und sich daher nicht so günstig wie zu Hause verpflegen kann. Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand werden allgemein Tagegeld genannt. Der beruflich bedingte Mehraufwand kann steuerrechtlich unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebsausgabe (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG) oder Werbungskosten (§ 9 Absatz 4a EStG) geltend gemacht werden. Zu den Kosten der Übernachtung und anderer Aufwendungen anlässlich einer Dienstreise siehe Reisekosten.

Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand

Nur wenn der Verpflegungsmehraufwand beruflich bzw. geschäftlich veranlasst ist, ist er auch steuerlich absetzbar. Weil dessen Ermittlung aufwändig wäre, gibt es Pauschalbeträge/Pauschbeträge. Das deutsche Steuerrecht kennt für unterschiedlich lange Abwesenheitszeiten und für unterschiedliche Länder jeweils den Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand, den Verpflegungspauschbetrag oder die Verpflegungspauschale. Dieser Pauschbetrag ist zwingend anzusetzen. Selbst wenn die Kosten nachweisbar höher sind, dürfen nur die Pauschbeträge angesetzt werden. Bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern kann allerdings die Vorsteuer aus den tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden.

Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Inland

Für eine Dienstreise im Inland werden bis Ende 2013 Verpflegungsmehraufwendungen zu folgenden Beträgen pro Kalendertag angesetzt:

Maßgebend ist die Abwesenheitsdauer von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte. Führt jemand an einem Kalendertag mehrere Dienstreisen durch, können die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertag zusammengerechnet werden.

Im Falle einer Einsatzwechseltätigkeit hat der Arbeitnehmer keine regelmäßige Arbeitsstätte, so dass nur die Abwesenheitsdauer von der Wohnung maßgebend ist. Ein Einsatz von mehr als drei Monaten am selben Einsatzort gilt nicht mehr als Einsatzwechseltätigkeit für diesen Zeitraum. Wird eine Tätigkeit nach 16:00 Uhr begonnen und endet sie vor 08:00 Uhr des darauf folgenden Kalendertages ohne Übernachtung, ist die gesamte Abwesenheitsdauer dem Kalendertag zuzurechnen, der die überwiegende Abwesenheit beinhaltet.

Ab dem 1. Januar 2014 gelten folgende Tagessätze:

  • Mehrtägige auswärtige Tätigkeiten
    • 24 Euro für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist,
    • jeweils 12 Euro für den An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet, eine Mindestabwesenheitszeit ist nicht erforderlich
  • Eintägige auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung
    • 12 Euro für den Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist

Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Ausland

Für Dienstreisen im Ausland gelten vom Zielland abhängige Pauschalen, die meistens über den inländischen Pauschalen liegen. Für nicht aufgeführte Länder sind die Beträge für Luxemburg anzusetzen.

Bei Dienstreisen vom Inland in das Ausland bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Steuerpflichtige vor 24:00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat. Für eintägige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgeblich.

Ersatz durch den Arbeitgeber

Erhält ein Arbeitnehmer seinen Verpflegungsmehraufwand vom Arbeitgeber ersetzt, ist dieser Ersatz bis zur Höhe des steuerlich zulässigen Pauschbetrags steuerfrei. Seit 2010 muss die Verpflegung und insbesondere das Frühstück, das der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer gezahlt hat, nicht mehr abgezogen werden. Dies gilt allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen, beispielsweise wenn der Arbeitgeber das Hotel selbst gebucht hat. Stattdessen kann Verpflegung mit den wesentlich geringeren Sachbezugswerten versteuert werden. Der Arbeitgeber kann gemäß § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG höhere Erstattungen mit einer pauschalen Lohnsteuer von 25 % versteuern, soweit sie die steuerfreien Pauschalen nicht um mehr als 100 % übersteigen. Darüber hinausgehende Beträge gehören zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn.

Siehe auch

Weblinks

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