Abteilung (Organisation)

Beispiel: Interne Organisation eines (fiktiven) Bundesministeriums. In deutschen Ministerien fasst eine Abteilung mehrere verwandte Referate zusammen, der Abteilungsleiter steht diesen vor und berichtet einem Staatssekretär.

Eine Abteilung ist eine Zusammenfassung mehrerer Stellen, welche gemeinsame oder direkt zusammenhängende Aufgaben erfüllen und einer Instanz (Leitungsstelle) unterstellt sind. Als Organisationseinheit ist sie ein Element der Aufbauorganisation. Die Leitungsstelle einer Abteilung wird auch Abteilungsleiter genannt.

Eine Abteilungsbildung findet vornehmlich in großen Organisationen statt. Weiter impliziert der Begriff Abteilung, dass es stets mehrere dieser organisatorischen Einheiten gibt, denn eine einzige Abteilung würde eine Unternehmung oder eine Behörde als Ganzes repräsentieren. Abteilungen können wiederum zu größeren Organisationseinheiten (Hauptabteilungen, Ämter) zusammengefasst werden, bis schließlich ein pyramidenförmiges Stellengefüge, eine Hierarchie entsteht.

Die Organisationsabteilung agiert entweder als Linienabteilung mit Weisungs- und Entscheidungsbefugnis oder als Stabsabteilung ohne diese Befugnisse.

Entstehung

Abteilungen entstehen im Zuge der Abteilungsbildung von einzelnen Stellen, die anhand bestimmter Kriterien geordnet und zusammengefasst werden. Von einem Organisationsauftrag ausgehend ergeben sich für das Organisationsmanagement folgende Aufgaben:

• Die Organisationsanalyse bildet bei einer Reorganisation den Ausgangspunkt der Organisationstätigkeit. Sie baut auf der Aufnahme von Informationen der bisher gegebenen Organisationsstruktur auf, die anschließend einer Ist-Kritik unterzogen wird, um Schwachstellen der gegebenen Organisation herauszufiltern.
• Die Organisationsplanung legt in der Gegenwart fest, welche Organisationsstrukturen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt geschaffen und implementiert werden sollen. Die Organisationsplanung geht der praktischen Organisationsgestaltung voraus und versucht, die bestmögliche Umsetzung zielorientierter Strategien.
• Die Organisationsgestaltung umfasst die Realisierung der geplanten Organisationsstruktur, d. h. das Realisieren durch aktives Verwirklichen der organisatorischen Ideen. Dabei setzt das Organisationspersonal organisatorische Instrumente ein, die der organisatorischen Zielerreichung (Soll) dienlich sind.
• Die Organisationseinführung erfolgt nach einer positiven Organisationseinscheidung der Unternehmensleitung, die damit ihre Zustimmung zu den Vorschlägen des Organisationspersonals ausdrückt. Die Ergebnisse der neuen Organisationsstruktur werden dokumentiert und präsentiert. Später erfolgt die Organisationskontrolle durch den Soll-Ist-Vergleich.

Die Organisationsabteilung wird bei ihren Aktivitäten vom Organisationscontrolling unterstützt, das Koordinations-, Planungs-, Kontroll- und Steuerungsaufgaben wahrnimmt.

Abteilungsformen

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen aufgabenorientierten, personenorientierten und sachmittelorientierten Abteilungen (divisionale und funktionale Differenzierung).

Vor- und Nachteile

Vorteile: Auf Grund der Abteilungsbildung verbessert sich die Koordination zwischen den einzelnen Stellen. Durch die Bildung von Abteilungen entsteht eine Hierarchie, was zur Entlastung der Instanzen (Leitungsstellen) führt, da die Leitungsspanne verkleinert wird. Für Abteilungsmitglieder wird die Komplexität der internen Organisationsumwelt reduziert und eine Identifikation mit einer überschaubaren Aufgabe ermöglicht, was die Motivation erhöhen kann.

Nachteile: Die Abteilungsbildung zieht jedoch auch gewisse Dysfunktionen nach sich, denn die Identifikation mit Abteilungsaufgaben und -zielen kann zu Abteilungsegoismen und zu Konflikten zwischen Abteilungen führen, was wiederum den Koordinationsaufwand der Organisation erhöht. In Kombination mit betrieblichen Hierarchieebenen (horizontale Aufteilung) kommt es zu Inselbildung (personell, informativ etc.)

Siehe auch

• Einliniensystem
• Mehrliniensystem

Literatur

• Erich Frese (Hrsg.): Handwörterbuch der Organisation. 3. Auflage. Verlag Poeschel, Stuttgart 1992, ISBN 379108027X
• Manfred Schulte-Zurhausen: Organisation. 3. Auflage. Verlag Vahlen, München 2002, ISBN 3800628252
• K. Olfert: Organisation, 14. Aufl., Ludwigshafen/Rhein 2006
• Christian Schmidt: Organisationsplanung mit Petri-Netzen - Ein integrativ methodisches Konzept zur Simulation von Organisationsstrukturen, Frankfurt 1992
• Götz Schmidt: Organisation – Aufbauorganisatorische Strukturen. 5 Auflage. Gießen 2011, ISBN 978-3-921313-79-4.
• N. Thom, A.P. Wenger: Organisationsmanagement: Inhalte, Verankerung und Träger, Bern 2003
• G. Zimmermann: Organisationsabteilung, in: Handwörterbuch der Organisation, Hrsg. E. Frese, 3. Aufl., Stuttgart 1992, Sp. 1471-1477